27 февраля

Как мы наладили работу через Trello

Рассказываем и немного рассуждаем о том, зачем и как мы ведем внутренние дела в приложении-планировщике, и что из этого у нас вышло
ПРАБАБУШКА Trello на заводе Toyota в 1960-х годах
О Trello, кажется, не слышал только ленивый и ни разу не пытавшийся себя самоорганизовать человек — приложением пользуются более 16 миллионов человек (а это население Дальнего Востока, плюс столько же, плюс еще пара миллионов). Несмотря на скромный штат нашего агентства (7 душ и один рыжий копирайтер), в нем есть целых три отдела, которые функционируют в некоторой степени автономно друг от друга и имеют своих руководителей. Чтобы машина креатива не буксовала на поворотах, мы решили наладить четкий контакт между всеми звеньями и завели Trello — приложение для управления задачами по системе канбан.
Всего у нас три доски — для креативного отдела, продажников и реализиторов.
Самым важным для нас было наладить четкие задачи между отделами, чтобы мимо ушей не утекали реки важной информации, и мы ввели правило:
«нет в Trello — нет дела».

Каждый отдел завел свою доску и первую карточку отвел для входящих задач. Например, если отделу реализации нужен N-ый бриф от продажников, то они создают карточку, указывают в ней ответственного за задачу человека (или нет), устанавливают дедлайн (или нет) и пишут комментарий, вкладывая фото своих котиков (или нет).
Доска креативного отдела.
Отвертеться от задачи по истечении дедлайна будет невозможно — Trello все видит.
Дальше по отделу задачи распределяются его руководителем. На каждого подчиненного два списка — «Задачи» и «В работе». Такая сортировка была создана, чтобы все понимали, чем прямо сейчас кто занят. Приступил к задаче — перенеси карточку в раздел в «Работе», закончил ее — тащи мышкой в победоносное «ГОТОВО».

Если честно, мы не всегда соблюдаем эту технологию. Иногда задания сменяют друг друга слишком стремительно, их часто прерывают незапланированные встречи, а сроки подвигают сами заказчики. Но если взять за правило чистить доски хотя бы раз в пару дней, от системы будет толк.

Trello не стало нашим единственным спасением. Мы не бросили планировать встречи в Google Календаре, а личные пометки — в телефонных блокнотах.
Еще у Trello есть раздел улучшений, которые доступные при покупке премиума. Безвозмездно можно воспользоваться лишь одним улучшением на каждой доске. Среди них есть календарь (немного обидно, что он не идет в стандартном пакете), синхронизация c Dropbox, возможность вставить в комментарии гифки с giphy.com, получать статистику от MailChimp, связывать карточки с мессенжером Slack и десятком других полезных приложений. Есть много браузерных плагинов на все случаи жизни. Благодаря ним можно вести хештеги, эспортировать данные в Excel, автоматически номеровать карточки и пользоваться досками прямо в браузере. Ну и, конечно, есть удобное официальное приложение для смартфонов и планшетов.
Наш выводы — Trello отлично научился загибать пальцы за человека. Вместо стикеров, пометок в общем календаре (который на 2017 год у нас так и не появился) или сообщений, мы перенесли все в Trello и стали более собранными. Теперь каждый клиентский бриф или смета не теряются в общем потоке сообщений, а надежно лежат, прибитые к карточкам в Trello. Отмазок «Я забыл написать» стало меньше, а время работы над каждым отдельным пунктом мы стали просчитывать логичнее.

Осталось только научить Trello за себя рубить дрова, но не давать есть пирожки. И будет все как в сказке.
Made on
Tilda